Ogłoszenie o wyniku postępowania Usługi Świadczenie usługi asysty technicznej Systemu Otago w 2024 r.
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Urząd Miasta Łodzi
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 472057632
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Piotrkowska 104
1.5.2.) Miejscowość: Łódź
1.5.3.) Kod pocztowy: 90-926
1.5.4.) Województwo: łódzkie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL711 - Miasto Łódź
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uml.lodz.pl/
1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - związek jednostek samorządu terytorialnego
1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c2e37e4f-bc23-11ee-b7da-22bd761ba7f3
2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00284042
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-12
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00000422/12/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.1 Asysta techniczna dla aplikacji ELUD i Wybory na 2024
2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak
2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00070885
SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ
3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy
3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:
W 2007 roku Urząd Miasta Łodzi przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę aplikacji do realizacji zadań w zakresie prowadzenia ewidencji mieszkańców miasta Łodzi oraz realizacją zadań związanych z wyborami, ewidencją poborowych oraz ewidencją dzieci dla potrzeb szkół. W wyniku przeprowadzonego postępowania została zawarta z firmą Otago Sp. z o.o. Umowa Nr BI/1/V/2007 na zakup podsystemów systemu OTAGO: ELUD i WYBORY dla potrzeb Wydziału Spraw Obywatelskich. Powyższe postępowanie nie uwzględniało zakupu kodów źródłowych do aplikacji.
Obecnie system OTAGO jest własnością firmy Asseco S.A.
Dalsza część uzasadnienia w informacjach dodatkowych.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Numer referencyjny: DSR-ZP-II.271.6.2024
4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Świadczenie usługi asysty technicznej Systemu Otago w 2024 r.
4.5.3.) Główny kod CPV: 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania
SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy
SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie
7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:
7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Asseco Data Systems S.A.
7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5170359458
7.3.3) Ulica: ul. Jana z Kolna 11
7.3.4) Miejscowość: Gdańsk
7.3.5) Kod pocztowy: 80-864
7.3.6.) Województwo: pomorskie
7.3.7.) Kraj: Polska
7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie
SEKCJA VIII UMOWA
8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-03-18
8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 85000,00 PLN
8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:
SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE
W chwili obecnej z podsystemów systemu OTAGO korzystają pracownicy z następujących Wydziałów:
- Wydział Spraw Obywatelskich i Komunikacji
- Urząd Stanu Cywilnego
- Wydział Finansowy
- Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami
- Wydział Dysponowania Mieniem
- Wydział Zbywania i Nabywania Nieruchomości
- Łódzki Ośrodek Geodezji
- Zarząd Lokali Miejskich
- Zarząd Inwestycji Miejskich
- Centrum Usług Wspólnych
- Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa
Biorąc powyższe pod uwagę konieczne jest pilne udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usługi nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem, wprowadzenie niezbędnych modyfikacji aplikacji.
Firma Asseco S.A. jest jedynym dystrybutorem systemu OTAGO, nie udostępnia kodów źródłowych do aplikacji oraz nie przekazuje autorskich praw majątkowych (Oświadczenia wykonawcy w załączeniu).
W celu zapewnienia ciągłości pracy w Wydziałach użytkujących aplikację konieczne jest dalsze utrzymywanie aplikacji, w tym zgłaszanie błędów i dostosowania aplikacji do zmian prawnych. Urząd Miasta Łodzi, nie posiadając praw do kodów źródłowych użytkowanej aplikacji, może przeprowadzić postępowanie jedynie w trybie negocjacji z jednym wykonawcą.
W 2023 roku z uwagi na wymogi prawa (Ustawa o Ewidencji Ludności, RODO, KRI) należy zapewnić wsparcie techniczne dla systemu uwzględniające możliwość zgłaszania zmian prawnych, usuwania błędów.
Wymiana oprogramowania na inne wiązałaby się z poniesieniem niewspółmiernie wysokich kosztów finansowych i organizacyjnych. Oprogramowanie Otago Elud i Wybory służy do prowadzenia rejestru mieszkańców Miasta Łodzi oraz obsługi wyborców. Koszt zakupu nowego oprogramowania, dostosowanie go do potrzeb UMŁ, migracja danych z oprogramowania Otago Elud, integracja oprogramowania z aplikacją rządową Źródło szacowana jest na 180 000 netto. Czas potrzebny na przeprowadzenie postępowania na zakup nowego oprogramowania wraz z jego wdrożeniem szacujemy na około 1 rok.
W związku z powyższym uzasadniona jest decyzja o wyborze trybu zamówienia z wolnej ręki oparta o treść art. 304 i 305 w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b, ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. (t.j. Dz. U. 2023 poz. 1605 ze zm.), zgodnie z którym z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę.
Podsumowując, zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki, nie stanowi celowego działania Zamawiającego mającego na celu ograniczenie konkurencji. Biorąc pod uwagę brak możliwości udzielenia zamówienia w trybie konkurencyjnym (ochrona praw wyłącznych), a także brak uzasadnienia dla ponoszenia wysokich kosztów wymiany oprogramowania na nowe, zachodzi przesłanka wymieniona w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy Pzp, zgodnie z którą nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, które mogłoby zaspokoić potrzeby zamawiającego. w zakresie przedmiotu udzielanego zamówienia, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.
Taki sposób udzielenia zamówienia publicznego wypełnia również wymogi art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, który mówi, że wydatek powinien być dokonany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metody i środków służących osiągnięciu założonych celów.