Ogłoszenie o wyniku postępowania Usługi „Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Spółka Restrukturyzacji Kopalń S.A.
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276902504
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Strzelców Bytomskich 207
1.5.2.) Miejscowość: Bytom
1.5.3.) Kod pocztowy: 41-914
1.5.4.) Województwo: śląskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL228 - Bytomski
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.srk.com.pl
1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:
1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b4a6ec57-aa39-11ee-a06e-7a3efa199397
2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00288315
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-17
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak
2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00006258
SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ
3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Numer referencyjny: ZP-KCL-0071/23
4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Zakres rzeczowy zamówienia:
1) kompleksowe przygotowanie dokumentacji w ilości 300 mb (kat. A, B5, B10, B25, BE) wytworzonej przez byłą Kompanię Węglową S.A. Oddział KWK Makoszowy i Spółkę Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział KWK Makoszowy celem przekazania do właściwego Archiwum Państwowego oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął;
2) uzgodnienie z władającym terenem, warunków korzystania z nieruchomości na czas wykonywania zadanych czynności, każdorazowe sprzątnięcie i uporządkowanie miejsca wykonywania prac;
3) prowadzenie archiwizacji według obowiązujących przepisów, dotyczących postępowania z dokumentami, zgodnie z przepisami wewnętrznymi SRK S.A. i uzgodnieniami oraz wytycznymi z właściwym Archiwum Państwowym;
4) przygotowanie dokumentacji polegające na:
- weryfikacji dokumentacji,
- rozpoznaniu przynależności zespołowej,
- segregacji dokumentów w obrębie zespołu,
- klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
- wydzieleniu dokumentów przeterminowanych (brakowanie), których okres przechowywania zakończył się,
- sporządzeniu ewidencji dokumentów (spisy zdawczo-odbiorcze) odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze),
- sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej,
- sporządzeniu spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania (zniszczenia),
- ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy, tj. zbiorczego chronologicznego wykazu zarchiwizowanej dokumentacji zawierającej m.in. opis tej dokumentacji oraz ilość w mb. Zamawiający wymaga, aby ewidencja archiwalna była prowadzona w programie Excel,
- znakowaniu dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu
z Zamawiającym, jeśli znakowanie akt dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania,
- spakowaniu dokumentów we własne pudła archiwizacyjne, ułożeniu, ponumerowaniu i opisaniu akt na regałach według przyjętego układu, zgodnie ze spisem zdawczo –odbiorczym,
- ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.
4.5.3.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy
SEKCJA VI OFERTY
6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4
6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4
6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0
6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0
6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 2
6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0
6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 257931,00 PLN
6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 1365300,00 PLN
6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 331362,00 PLN
6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Tak
6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie
SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie
7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca
7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:
7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Z.U.P. POK-KOM Celina Buchwałdek
7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 271931984
7.3.3) Ulica: Kopernika 4/8
7.3.4) Miejscowość: Tychy
7.3.5) Kod pocztowy: 43-100
7.3.6.) Województwo: śląskie
7.3.7.) Kraj: Polska
7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie
SEKCJA VIII UMOWA
8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-04-17
8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 331362,00 PLN
8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 8 miesiące