Ogłoszenie o wyniku postępowania Usługi Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2024”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT WŁOCŁAWSKI
1.3.) Oddział zamawiającego: Wydział Zamówień Publicznych
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 910866778
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Cyganka 28
1.5.2.) Miejscowość: Włocławek
1.5.3.) Kod pocztowy: 87-800
1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL619 - Włocławski
1.5.7.) Numer telefonu: (54) 230 46 00
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.wloclawski.pl
1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:
1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-abaed78f-16c7-11ef-9381-e6cc5d6d04e5
2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00373580
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2024-06-19
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak
2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00331666
SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ
3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Numer referencyjny: ZP.272.1.6.2024
4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.3.) Wartość zamówienia: 386728,19 PLN
4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2024” (impreza masowa). Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia aż do przeprowadzenia formalności związanych z zamknięciem wydarzenia w kwestii formalnej, technicznej i estetycznej oraz przekazaniem filmu z całości wydarzenia tzw. relacji.
Termin i lokalizacja wydarzenia: 05-06 lipca 2024 r., lokalizacja: na terenie lotniska Aeroklubu Włocławskiego przy ul. Szybowcowej 3, 87-853 Kruszyn, tj.:
- w dniu 05 lipca 2024 r. w godzinach 19:00 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla młodzieży Powiatu Włocławskiego,
- w dniu 06 lipca 2024 r. w godzinach 14:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla mieszkańców Powiatu Włocławskiego oraz „Festiwalem Smaku” – konkursem kulinarnym Kół Gospodyń Wiejskich z terenu Powiatu Włocławskiego.
Do obowiązków wykonawcy w szczególności należy:
-zaplanowanie wydarzenia we współpracy z Zamawiającym,
- uzyskanie niezbędnych opinii i dokonanie zgłoszenia wydarzenia w imieniu Zamawiającego,
- szacowanie liczby uczestników wydarzenia i takie przygotowanie przestrzeni, aby każdy mógł czuć się w niej komfortowo swobodnie i miał równy dostęp do rozrywek,
- zapewnienie dodatkowych rozrywek, stoisk wystawienniczych i gastronomicznych,
- nawiązywanie współpracy z partnerami np. umiejscowienia wystaw, stoisk z produktami i usługami,
- zapewnienie udogodnień dla uczestników wydarzenia,
- zatrudnianie osób lub nawiązanie współpracy z podwykonawcami,
- zapewnienie usługi cateringowej wraz z obsługą,
- zabezpieczenie techniczne, sprzętowe i materiałowe wydarzenia (sceny, ekrany, garderoby, sanitariaty, namioty, parasole, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony, kamery, multimedia, okablowanie, agregaty, media, oznakowanie, ogrodzenie, stoły, krzesła/ławki, naczynia, produkty, kosze na śmieci itp.),
- dbanie o wyposażenie i porządek przestrzeni wydarzenia,
- dbanie o terminowość powierzonych zadań,
- trzymanie się planu wydarzenia,
- zapewnienie czystości w miejscu organizacji wydarzenia i w jego bliskim sąsiedztwie,
- nawiązanie współpracy z prelegentami, artystami wybranymi przez Zamawiającego,
- organizacja transportu, noclegów i wyżywienia prelegentów i artystów,
- zapewnienie komunikacji między uczestnikami a organizatorami (np. organizacja usługi konferansjera),
- prowadzenie negocjacji z usługodawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy,
-prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji wydarzenia, np. raportowanie, sporządzanie faktur i umów,
- zapewnienie obsługi wydarzenia technicznej, medycznej i porządkowej,
- zadbanie o bezpieczeństwo wydarzenia,
- organizacja ochroniarzy i środków zabezpieczających,
- zapewnienie ochrony osób i mienia podczas wydarzenia oraz ochrony nocnej terenu i infrastruktury wydarzenia z 05 lipca 2024 r. do 06 lipca 2024 r.,
- koordynacja zadań związanych z ewakuacją i ratownictwem,
- opracowywanie regulaminu oraz scenariusza imprezy,
- przywrócenie udostępnionego terenu do stanu sprzed wydarzenia,
- rozliczanie finansowe z osobami pełniącymi usługi na rzecz wydarzenia,
- koordynowanie zadań;
a także zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych:
- spełnienie wymogów określonych, w szczególności, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej,
- zapewnienie udział służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa,
- zapewnienie pomocy medycznej,
-zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego,
- wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji,
- zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej,
- zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz środków gaśniczych niezbędnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań ratowniczo-gaśniczych,
- zapewnienie wydzielonego pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy masowej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
Zamawiający dołożył wszelkich starań, aby w opisie przedmiotu zamówienia nie znalazł się żaden znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczone przez konkretnego Wykonawcę. Jeśli w dokumentach zamówienia, wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, ma to wyłącznie charakter informacyjny.
W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia zawarto odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie rozwiązań równoważnych opisywanym pod warunkiem, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
W przypadku oferowania rozwiązań równoważnych w stosunku do rozwiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia wymogu wynikającego z art. 101 ust. 5 i 6 pzp.
Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez określoną jednostkę oceniającą zgodność, Zamawiający akceptuje również certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność.
Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez jednostki oceniające zgodność lub sprawozdań z badań przeprowadzonych przez te jednostki, Zamawiający akceptuje również dokumentację techniczną producenta.
Przedmiot zamówienia winien uwzględniać wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.
Szczegółowe obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy - Załącznik nr 2 do SWZ.
2. Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 pzp:
Zamawiający wymaga na podstawie art. 95 ust. 1 pzp zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.) tj. pracowników fizycznych wykonujących przy realizacji umowy czynności montażowe, instalacyjne, obsługowe, informacyjne, utrzymania porządku i
W celu weryfikacji zatrudniania, przez Wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, Zamawiający żąda przedstawienia w szczególności: oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy (wykaz osób) o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę, zawierającego informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika. Powyższe zostanie przekazane Zamawiającemu najpóźniej w dniu zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy w każdym czasie realizacji przedmiotu zamówienia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika oraz oświadczenia zatrudnionego pracownika. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w składzie zespołu wykonującego prace Wykonawca powiadomi o tym fakcie Zamawiającego. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy lub podwykonawcy, odnośnie spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane powyżej. W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.
3. Wykonawca zobowiąże się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych wynikających RODO1), i w związku z tym, do złożenia oświadczenia o treści:
„Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*
1) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
* W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia Wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).
4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy
SEKCJA VI OFERTY
6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2
6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0
6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0
6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2
6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0
6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0
6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0
6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0
6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 487078,89 PLN
6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 836400,00 PLN
6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 487078,89 PLN
6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie
6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie
6.7.) Wskazanie, czy najkorzystniejsza oferta wykonawcy, któremu udzielono zamówienia uwzględnia określone w kryteriach:
wymagania dotyczące określonej etykiety, zgodnie z art. 104 ustawy - etykiety społecznej
SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie
7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca
7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:
7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: BIS ARENA TOMASZ HOFFMAN
7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 910287371
7.3.3) Ulica: Szatki 8B
7.3.4) Miejscowość: Choceń
7.3.5) Kod pocztowy: 87-850
7.3.6.) Województwo: kujawsko-pomorskie
7.3.7.) Kraj: Polska
7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak
7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:
Wykonawca powierzy podwykonawcom wykonanie następujących części zamówienia: catering dla uczestników wraz z wyposażeniem logistycznym i obsługą festiwalu smaku, obsługa sanitarna, zabezpieczenie imprezy masowej.
Podwykonawcą/ami Wykonawcy jest/są: Krokodyl 2 s.c. ul. Prusa 2, 87-800 Włocławek; Avangarda Łukasz Konik, ul. Wyczółkowskiego 12/18, 66-400 Gorzów Wielkopolski; Wc Tron, Wybrzeże Juliusza Słowackiego 9, 50-406 Wrocław; Agencja Ochrony Grom SECURITY, ul. Chmielna 39/lok. 3, 87-800 Włocławek.
SEKCJA VIII UMOWA
8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-06-04
8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 487078,98 PLN
8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:
8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:
w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy