Ogłoszenie o zamówieniu Dostawy Sukcesywna dostawa papieru kserograficznego dla Urzędu Miasta Zduńska Wola
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Zduńska Wola
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 730934424
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Stefana Złotnickiego 12
1.5.2.) Miejscowość: Zduńska Wola
1.5.3.) Kod pocztowy: 98-220
1.5.4.) Województwo: łódzkie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL714 - Sieradzki
1.5.7.) Numer telefonu: +48 438250229
1.5.8.) Numer faksu: +48 438250202
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.zdunskawola.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Sukcesywna dostawa papieru kserograficznego dla Urzędu Miasta Zduńska Wola
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d5f797a8-e236-40e4-be49-dc0cc470b926
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00094754
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-04
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00005911/06/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.2.2 Sukcesywna dostawa papieru kserograficznego dla Urzędu Miasta Zduńska Wola
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zdunskawola.ezamawiajacy.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym złożenie ofert, odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy zakupowej dostępnej pod adresem https://zdunskawola.ezamawiajacy.pl zwanej dalej „Platformą” lub „Systemem”. 2. Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: [email protected], jest dopuszczalna w wyjątkowej sytuacji, np. w przypadku awarii Platformy. 3. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem sprawy określonym przez Zamawiającego. 4. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na https://zdunskawola.ezamawiajacy.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM. 5. Wykonawca w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego bezpłatnie rejestruje się lub loguje (w przypadku posiadania konta na Platformie), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://zdunskawola.ezamawiajacy.pl oraz uznaje go za wiążący. 6. Rejestracja konta następuje automatycznie poprzez: 1) podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym); 2) kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu; 3) jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. 7. Szczegóły funkcjonowania platformy zakupowej zostały opisane w Instrukcji dla Wykonawcy. 8. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa nr tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: [email protected] 9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy wynosi 2 GB. Zalecany format plików to: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf. 10. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformie. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanym na adres e-mail Zamawiającego przyjmuje się datę dostarczenia wiadomości na adres e-mail Zamawiającego. 11. Dokumenty elektroniczne w postępowaniu muszą spełniać łącznie następujące wymagania: 1) są utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych; 2) umożliwiają prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym; 3) umożliwiają prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku; 4) zawierają dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji. 12. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego: 1) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES; 2) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES; 3) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego). ................................... Ciąg dalszy w: SEKCJA IX - POZOSTAŁEINFORMACJE
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej „RODO”, uprzejmie informujemy, że: 1. administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Zduńska Wola z siedzibą w Zduńskiej Woli przy ul. Stefana Złotnickiego 12, tel. 43 825 02 29 fax 43 825 02 02 e-mail: [email protected] 2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail [email protected] bądź telefonicznie 43 825-02-82. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Zduńska Wola oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. 3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Sukcesywna dostawa papieru kserograficznego dla Urzędu Miasta Zduńska Wola Znak sprawy: OA.271.7.2026, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie Pzp.; 4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp.; 5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego ; 6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 8. posiada Pani/Pan: a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **; c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 9. nie przysługuje Pani/Panu: a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 10. w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu; 11. wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; Ciąg dalszy poniżej
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 12. w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: OA.271.7.2026.
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa papieru kserograficznego dla Urzędu Miasta Zduńska Wola.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia z określeniem asortymentowego i ilościowego zakresu zamówienia, jak również wymagań technicznych i jakościowych znajduje się w Formularzu Ofertowym.
3. Przedmiot zamówienia musi odpowiadać parametrom ilościowym i jakościowym określonym przez Zamawiającego. Ofertę należy złożyć na wszystkie elementy wymienione w wykazie w Formularzu Ofertowym. Pominięcie którejkolwiek z pozycji wymienionych w załączniku skutkować będzie odrzuceniem oferty.
4. Przez „produkt fabrycznie nowy” Zamawiający rozumie produkt wykonany z nowych elementów, bez śladów uszkodzenia, wolny od wad technicznych, kompletny, w nienaruszonym opakowaniu fabrycznym.
5. Dostawa papieru kserograficznego będzie się odbywać sukcesywnie, w miarę potrzeb Zamawiającego, zgodnie z określoną ilością oraz charakterystyką zamawianego asortymentu. Papier kserograficzny przy każdorazowym dostarczeniu do siedziby Zamawiającego powinien być opakowany w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem i zamoczeniem.
6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia papieru kserograficznego do siedziby Zamawiającego w zadeklarowanym (w Formularzu Ofertowym) terminie nie dłuższym niż 3 dni ROBOCZE od dnia złożenia zamówienia w dowolnej formie: pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną pod adres, numer faks, e-mail wskazany przez Wykonawcę. Wszelkie koszty transportu, koszty ubezpieczenia oraz opakowania papieru kserograficznego na czas trwania transportu do miejsca dostarczenia ponosi Wykonawca.
7. Okres obowiązywania umowy – 12 miesięcy lub do wyczerpania maksymalnej wartości kwoty umowy, o której mowa w § 3 ust. 1 umowy z zastrzeżeniem skorzystania z prawa opcji.
8. Minimalny okres gwarancji na dostarczony papier kserograficzny objęty przedmiotem zamówienia wynosi 12 miesięcy od daty jego dostarczenia do siedziby Zamawiającego.
9. Jeżeli w trakcie trwania umowy Zamawiający stwierdzi, iż jakość dostarczonych artykułów niekorzystnie odbiega od parametrów wymaganych przez Zamawiającego, Wykonawca winien, na żądanie Zamawiającego, wymienić bez zmiany ceny artykuł, którego żądanie dotyczy, na spełniający wymagane parametry, w terminie do 3 dni roboczych Zamawiającego (tj. poniedziałek – piątek w godz. 08:00 – 14:30) licząc od momentu zgłoszenia wady przez Zamawiającego.
10. Dostawa winna być realizowana każdorazowo w dni robocze Zamawiającego, tj. poniedziałek – piątek w godzinach 08:00 – 14:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli dostarczonego towaru w obecności dostawcy.
Ciąg dalszy sekcji 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia
2. W celu dokonania zmiany zapisów umowy wnioskowanych przez Stronę, zobowiązana jest ona złożyć pisemny wniosek z propozycją zmiany warunków umowy wraz z ich uzasadnieniem. Wniosek powinien zostać przekazany niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym Strona dowiedziała się lub powinna dowiedzieć się o danym zdarzeniu lub okolicznościach będących podstawą do zmiany umowy.
3. W terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 2, Strona zobowiązana jest do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonego żądania zmiany umowy i przekazania go drugiej Stronie wraz z uzasadnieniem, zarówno w przypadku odmowy, jak i akceptacji żądania zmiany.
4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają pisemnej zgody pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w granicach i unormowaniach ustawy PZP.
5. Przyjmuje się, że nie stanowią zmiany umowy następujące zmiany:
1) danych teleadresowych;
2) danych rejestrowych;
3) danych osób uprawnionych do kontaktów w sprawie realizacji umowy z każdej ze Stron.
6. W trakcie trwania niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do pisemnego powiadamiania Zamawiającego o:
1) zmianie siedziby lub nazwy firmy;
2) zmianie osób reprezentujących;
3) ogłoszeniu upadłości;
4) ogłoszeniu likwidacji;
5) zawieszeniu działalności;
6) wszczęciu postępowania na podstawie ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2024 r. poz. 1428 ze zm.), w którym uczestniczy Wykonawca.
4.2.6.) Główny kod CPV: 30100000-0 - Maszyny biurowe, sprzęt i materiały, z wyjątkiem komputerów, drukarek i mebli
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin wykonania
4.3.6.) Waga: 40
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-12 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na https://zdunskawola.ezamawiajacy.pl w myśl ustawy Prawo zamówień publicznych na stronie internetowej prowadzonego po stępowania.
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-12 10:00
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-13