Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Organizacja konferencji naukowej IPOEX 2026
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ - INSTYTUT PRZEMYSŁU ORGANICZNEGO
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000042613
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Annopol 6
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 03-236
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ipo.lukasiewicz.gov.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Badania naukowe, prace rozwojowe, produkcja chemikaliów organicznych i materiałów wybuchowych, analizy techniczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Organizacja konferencji naukowej IPOEX 2026
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-dc7c5a88-f346-43ff-9944-9043dc8484dc
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00113488
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-16
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ipo
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, 2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje, 3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0, 4) włączona obsługa JavaScript, 5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, 6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3., 7) występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty lub wniosku do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB. 2. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, png, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, zip, 7z, html, xhtml, przy czym ze względów technicznych zaleca się stosowanie formatu .pdf. 3. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj. plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. 4. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO danych osobowych przekazanych przez oferentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Przemysłu Organicznego z siedzibą w Warszawie, przy ul. Annopol 6. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: [email protected] 2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych lub realizacji praw osób których dane dotyczą jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] lub [email protected] 3. Dane osobowe będą przetwarzane w celach: a)prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oznaczonego nr CRZP/IPO/FA/52/2025 i realizacji umowy w zakresie danych Wykonawcy wyłonionego w tym postępowaniu. b)archiwalnych. 4. Przesłanką legalizująca przetwarzanie danych osobowych w każdym ze wskazanych powyżej celów jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. a) w przypadku celu określonego w ust. 3 lit. a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych, b) w przypadku celu określonego w ust. 3 lit. b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 5. Dostęp do danych osobowych mają następujący odbiorcy danych: a) Firma Open Nexus Sp. z.o.o. z siedzibą w Poznaniu dostarczająca rozwiązania informatyczne do prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne w formie elektronicznej, której powierzono przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych, b) usługobiorcy i ich upoważnieni pracownicy, którym przekazano przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności podmioty świadczące usługi prawne i doradcze, c) osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy prawo zamówień publicznych. 6. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa i będą przechowywane przez okres: a) 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, b) w przypadku realizacji roszczeń przysługujących oferentom w związku z prowadzonym postępowaniem dane będą przetwarzane do wyczerpania przysługujących stronom środków ochrony prawnej, c) w celach archiwalnych wieczyście zgodnie z okresami przewidzianymi dla tych celów przez przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: CRZP/IPO/FA/004/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja Konferencji Naukowej IPOEX 2026 dla minimum 100, a maksymalnie 140 uczestników, obejmująca świadczenie usług hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych oraz wynajem sal konferencyjnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym do przeprowadzenia konferencji. Zamawiający wymaga, aby konferencja została zorganizowana na terenie województwa śląskiego, w miejscowości Ustroń lub Wisła. Oferent jest zobowiązany do wskazania w ofercie konkretnego obiektu konferencyjnego zlokalizowanego w jednej z ww. miejscowości.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-06-03
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w poszczególnych kryteriach. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 5
Art. 109 ust. 1 pkt 6
Art. 109 ust. 1 pkt 7
Art. 109 ust. 1 pkt 8
Art. 109 ust. 1 pkt 9
Art. 109 ust. 1 pkt 10
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Wykonawca składa wraz z ofertą: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, w tym dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ). 2. Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 przez: 1) Wykonawcę; 2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – przez każdego z Wykonawców. 3. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia: A. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia: a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 2. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, podmiotowe środki dowodowe składa zgodnie z § 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm.) 3. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków. 4. Jeżeli Wykonawca podlega wykluczeniu ze względu na zajście okoliczności wskazanych w przepisach znajdujących zastosowanie w postępowaniu – Wykonawca przedkłada dowody wskazujące na spełnienie przesłanek określonych w art. 110 ust. 2 ustawy Pzp (samooczyszczenie). 5. Podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo lub inne dokumenty powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 6. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym Wykonawca przekazuje wraz z tłumaczeniem na język polski.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-24 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/ipo
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-24 10:30
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-25