Ogłoszenie o zamówieniu Usługi USŁUGA WYSZUKIWANIA, REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH (NOCLEGÓW) ORAZ INNYCH USŁUG HOTELARSKICH NA TERENIE POLSKI ORAZ ZA GRANICĄ NA POTRZEBY POLSKIEGO INSTYTUTU SZTUKI FILMOWEJ
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Sztuki Filmowej
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140214847
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Kruczkowskiego 2
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-412
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.7.) Numer telefonu: 221026462
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://pisf.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Kinematografia
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
USŁUGA WYSZUKIWANIA, REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH (NOCLEGÓW) ORAZ INNYCH USŁUG HOTELARSKICH NA TERENIE POLSKI ORAZ ZA GRANICĄ NA POTRZEBY POLSKIEGO INSTYTUTU SZTUKI FILMOWEJ
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f78d4809-ce7e-47dd-8b4f-31471a2e38ae
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00134842
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-02
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00074194/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.2 Usługa wyszukiwania, rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych (noclegów) oraz innych usług hotelarskich na terenie Polski oraz za granicą dla pracowników Zamawiającego na potrzeby delegacji.
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępow. o udzielenie zamówienia w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów/oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Ustawie p.z.p., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunik. elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dn.18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.Dz.U. z 2024r. poz.1530 ze zm). 2 Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy p.z.p., podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. 3 Ofertę, a także oświadczenie, o jakim mowa w pkt 13.2 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 4 Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują przez Platformę, dostępną pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf . 5 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne. 6 Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem Platformy do konkretnego Wykonawcy. 7 Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na Platformie przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM. 8 Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie Internetowej Platformy zakupowej platformazakupowa.pl Open Nexus Sp. z o.o. (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin)”. 9 Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący. 10 Zamawiający podaje minimalne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy: 1 łącze internetowe o przepustowości co najmniej 512 kbit/s; 2 zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer np., Chrome i FireFox w najnowszej wersji; 3 włączona obsługa języka Javascript w przeglądarce internetowej; 4 akceptacja plików typu „cookies” w przeglądarce internetowej. 5 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MSWindows 7, MacOs x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje; 6 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf; 7 Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3; 8 Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. 9 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. 10. Oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w Rozporządz. Ministra Rozwoju Pracy i Technologii z dn.23.12.2020r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od wykonawcy Uwaga! Ciąg dalszy informacji w SEKCJA IX–POZOSTAŁE INFORMACJE
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Polski Instytut Sztuki Filmowej reprezentowany przez Dyrektora PISF ul. Leona Kruczkowskiego 2, 00-412 Warszawa; 2. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, adres e-mail: [email protected]. 3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu: rozpatrzenia złożonej oferty; w celu zlecenia usług lub zamówieniem dostaw oraz ich realizacją. 4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest w szczególności: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dn. 27.04. 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w tym: art.6 ust.1 lit.b) RODO w celu zawarcia i realizacji umowy/zlecenia usług/zamówienia dostaw; art.6 ust.1 lit.c) RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; art.6 ust.1 lit.f) RODO w celu właściwej realizacji usługi/dostawy, ochrony zasobów Administratora, ustalenia, dochodzenia roszczeń oraz obrony przez roszczeniami; -ustawa z dn.10.05.2018r. o ochronie danych osobowych; -ustawa z dn.11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych; -ustawa z dn.23.04.1964r. Kodeks cywilny; -ustawa z dn.27.08.2009r. o finansach publicznych; -ustawa z dn.29.09.1994r. o rachunkowości; -ustawa z dn.6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej; -ustawa z dn.14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 5. Odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być podmioty posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na postawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego (w tym ustawy z dn. 6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej). W uzasadnionych przypadkach dane osobowe zostaną przekazane podmiotom, z którymi Admin. Danych Osobowych zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych m. in. podmiotom świadczącym usługi w zakresie systemów informatycznych/oprogramowania oraz operatorom pocztowym. Państwa dane osobowe będą udostępnione na wniosek osób lub podmiotów zgodnie z ustawą z dn.11.09.2019r. Prawo zamów. publiczn. 6. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich poza obszar Unii Europejskiej. 7. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy p.z.p. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy (art.78 ust.4 Ustawy p.z.p.); 8. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio dotyczących Państwa jest wymogiem określonym w przepisach Ustawy p.z.p., związanym z udziałem w niniejszym postępowaniu; 9. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do postanowień art.22 RODO; 10. Posiadają Państwo: a) zgodnie z art.15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących (z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku, mogą Państwo zostać zobowiązani do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowania nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia); b) zgodnie z art.16 RODO- prawo do sprostowania Państwa danych osobowych (z tym, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Ustawą p.z.p. oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz załączników do niego); c) zgodnie z art.18 RODO-prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, C.D. inform. w SEKCJI 3.16.) RODO
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, iż w związku z art. 19 ust. 2 i 3 Ustawy p.z.p.: a) skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Ustawą; b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. 4) C.D. zapisów z 3.15)RODO obowiązek informacyjny: o których mowa w art.18 ust.2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego U.E. lub państwa członkowskiego); d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO; 11. Nie przysługuje Państwu: a) zgodnie z art.17 ust.3 lit. b, d lub e RODO-prawo do usunięcia danych osobowych; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art.20 RODO; c) zgodnie z art.21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art.6 ust.1 lit.c RODO;
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 3/2026/DAG
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest „Usługa wyszukiwania, rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych (noclegów) oraz innych usług hotelarskich na terenie Polski oraz za granicą na potrzeby Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej.”
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 2 do SWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia) oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.
3. Czynności składające się na realizację usługi:
a) wyszukiwanie i selekcja ofert noclegowych zgodnie z indywidualnymi zleceniami wykonawczymi Zamawiającego;
b) dokonywanie rezerwacji i zakup wybranych usług hotelarskich dla Zamawiającego, zgodnie z określonym standardem i budżetem. Rezerwacje realizowane będą z uwzględnieniem limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W przypadku konieczności ich przekroczenia, wymagana jest akceptacja Zamawiającego;
c) modyfikacja i anulowanie rezerwacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
d) przekazywanie Zamawiającemu potwierdzeń rezerwacji wraz z szczegółowymi informacjami dotyczącymi rezerwacji, w tym danych o lokalizacji, standardzie, udogodnieniach oraz warunkach anulacji;
e) przejmowanie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych (noclegów) oraz usług hotelarskich dokonanych przez zamawiającego lub inne upoważnione osoby, a także dokonywanie opłat za te usługi;
f) pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat;
g) reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących zakwaterowania w obiektach hotelarskich, realizowanych na podstawie rezerwacji zakupów dokonywanych u wykonawcy;
h) zapewnienie Zamawiającemu dostępu do całodobowej infolinii, w tym również w dni wolne od pracy, celem kontaktu w sprawach związanych z rezerwacjami;
i) wszelkie inne czynności podejmowane w celu prawidłowego i terminowego wykonania usług objętych przedmiotem zamówienia.
4. Prognozowane ilości noclegów według lokalizacji
W okresie obowiązywania umowy Zamawiający przewiduje zakup usług noclegowych, rozumianych jako liczba zarezerwowanych dób hotelowych dla jednej osoby, w następującej szacunkowej ilości:
a) Polska:
• Gdynia: około 253 noclegów;
• Kraków: około 15 noclegów;
• Wrocław: około 37 noclegów;
• Inne lokalizacje w Polsce: około 40 noclegów.
Łącznie w Polsce: około 345 noclegów.
b) Zagranica:
• Niemcy: około 50 noclegów;
• Francja: około 80 noclegów;
• USA: około 90 noclegów;
• Kanada: około 20 noclegów;
• Wielka Brytania: około 20 noclegów;
• Włochy: około 20 noclegów;
• Inne lokalizacje za granicą (m.in. Hiszpania, Grecja, Holandia, Szwajcaria, Bośnia i Hercegowina, Estonia, Indie, Arabia Saudyjska) : około 120 noclegów.
Łącznie za granicą: około 400 noclegów.
Zamawiający zastrzega, że wskazana liczba ma charakter szacunkowy i może ulec zmianie. Ostateczna liczba zamówionych usług noclegowych zależeć będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1.1 Punkty w kryterium „Cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup jednej usługi noclegowej KRAJOWEJ (Ck): 1.2 Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w tym kryterium zostanie przeliczona z wykorzystaniem następującego wzoru i zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku: Cmin Ck =------- x 20% x 100 Cwer Gdzie: Ck–oznacza liczbę punktów, jakie otrzyma oferta badana za kryterium (Ck); Cmin–oznacza najniższą cenę jednostkową brutto spośród ważnych i nieodrzuconych ofert; Cwer–oznacza cenę jednostkową brutto oferty badanej. 1.3 Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie. 1.4 Oferta, która będzie złożona z zadeklarowaną ceną 0,00 zł zostanie przez Zamawiającego odrzucona na podstawie art. 226 § 1 pkt 5) ustawy p.z.p. 1.5 Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 20. 2.2 Punkty za kryterium „Cena brutto opłaty transakcyjnej za zakup jednej usługi noclegowej ZAGRANICZNEJ” (Cz): 1.1 Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium zostanie przeliczona z wykorzystaniem następującego wzoru i zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku: Cmin Cz=------- x 20% x 100 Cwer Gdzie: Cz–ozn. liczbę punktów, jakie otrzyma oferta badana za kryterium (Cz); Cmin–ozn. najniższą cenę jednostkową brutto spośród ważnych i nieodrzuconych ofert; Cwer–ozn. cenę jednostkową brutto oferty badanej. 2.2 Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie. 2.3 Oferta, która będzie złożona z zadeklarowaną ceną 0,00 zł zostanie przez Zamawiającego odrzucona na podstawie art. 226 §1 pkt5) ustawy p.z.p. 2.4 Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 20. 3.0 Punkty w kryterium„Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej”(U): 3.1 Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium zostanie przeliczona z wykorzystaniem następującego wzoru i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku: Uwer U =--------- x 20% x 100 Umax Gdzie: U–ozn. liczbę punktów, jakie otrzyma oferta badana za kryterium(U); Uwer–ozn. całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej oferty badanej; Umax–ozn. maksymalną całkowitą wysokość upustu od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej spośród ważnych i nieodrzuconych ofert. 1.2 Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie. 1.3 Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 20. 4.0 Punkty w kryterium „Czas odpowiedzi na zlecenie jednostkowe dotyczące usługi noclegowej”(Tn): Przez czas odpowiedzi na jednostkowe Zlecenie wykonawcze dot.usługi noclegowej Zamawiający rozumie wykonanie zadań określonych w pkt.V ust. 1 OPZ, tj. wyszukanie i dokonanie selekcji zakwaterowań oraz przekazanie wybranych wariantów Zamawiającemu drogą mailową. Zamawiający określa najdłuższy czas odpowiedzi na 24h od terminu złożenia Zlecenia wykonawczego. 4.1 Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w kryterium zostanie przyznana według zasad określonych w tabeli: Zadeklarowany czas odpowiedzi / Liczba punktów Do 1 godziny 20 pkt Do 2 godzin 15 pkt Do 4 godzin 10 pkt Do 8 godzin 5 pkt Maksymalnie do 24 h 0 pkt 4.2 Ocena w kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie. 4.3 Oferta, która będzie złożona z zadeklarowanym czasem odpowiedzi powyżej 24h zostanie przez Zamawiającego odrzucona na podstawie art.226 §1 pkt5) ustawy p.z.p. 4.4 Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 20. 5.0 Punkty w kryterium „Czas odpowiedzi na zlecenie jednostkowe dotyczące usługi noclegowej W TRYBIE PILNYM”(Tp): Przez czas odpowiedzi na jednostkowe Zlecenie wykonawcze w trybie pilnym dotyczące usługi noclegowej Zamawiający rozumie wykonanie zadań określonych w pkt.V ust.1 OPZ, tj. wyszukanie i dokonanie selekcji zakwaterowań oraz przekazanie wybranych wariantów Zamawiającemu drogą mailową w trybie pilnym. Zamawiający określa najdłuższy czas odpowiedzi na 3h od terminu złożenia Zlecenia wykonawczego.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny, kosztu oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 2
4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust od ceny usługi hotelowej krajowej/zagranicznej
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 4
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas odpowiedzi na zlecenie jednostkowe dotyczące usługi noclegowej
4.3.6.) Waga: 20
Kryterium 5
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas odpowiedzi na zlecenie jednostkowe dotyczące usługi noclegowej W TRYBIE PILNYM
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 8.4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują: 8.4.1. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 p.z.p., sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; 8.4.2. wykaz usług stanowiących przedmiot zamówienia, o których mowa w punkcie 7.1.2. lit. (d) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, także gdy są nadal wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy potwierdzające fakt, że usługi są należycie wykonywane; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy – wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 8.4.3. dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia w wysokości minimum 500 000,00 zł. 8.5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o których mowa w pkt 8.4.1., składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8.6. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 8.4.1, zastępuje się je w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak
6.4.1) Informacje dotyczące wadium:
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-12 11:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-12 12:00
8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni