Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Usł. hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usł. gastronom. podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 r. w Warszawie
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Warecka 1a
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-034
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk społecznych i humanistycznych
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Usł. hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usł. gastronom. podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 r. w Warszawie
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3e51e571-8019-4aa9-b5c1-9c5d16203b0f
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00137984
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-03
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00100287/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.1 Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usług gastronomicznych podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje na temat zasad i warunków korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce "Centrum Pomocy", na stronie https://ezamowienia.gov.pl
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania. 2. Ponadto w związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający poniżej zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO. 3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że: a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, tel. +48 225568000; b) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO), z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected]. c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnianie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark, która odbędzie się w 2026 roku w Warszawie; znak sprawy BO.26.1.2026, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji, d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy; e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy; g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; h) posiada Pani/Pan: − na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; − na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych; − na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; i) nie przysługuje Pani/Panu: − w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: BO.26.1.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe obejmujące zakwaterowanie, udostępnienie przestrzeni konferencyjnych oraz usługi gastronomiczne podczas międzynarodowej konferencji PISM Strategic Ark.
W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi zamówienie podstawowe oraz zamówienie opcjonalne.
W zakres zamówienia podstawowego wchodzą m.in.: usługa zakwaterowania w dniach 11 – 14 maja 2026 r., usługi gastronomiczne (lunche, przerwy kawowe, kolacja zasiadana, śniadanie robocze i in.), a także zapewnienie powierzchni konferencyjnej wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi wydarzeniu.
W zakres zamówienia opcjonalnego wchodzi usługa zakwaterowania w dniach 10 – 14 maja 2026 r., a także usługi gastronomiczne - lunche i przerwy kawowe – w dniach 12 i 13 maja 2026 r.
Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, zarówno w zakresie zamówienia podstawowego jak i zamówienia opcjonalnego, określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-05-10 do 2026-05-14
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak
7.2.) Informacje na temat zaliczek:
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-11 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-11 10:00
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-09