Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM (PM' 26).
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT FIZYKI MOLEKULARNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000557990
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Mariana Smoluchowskiego 17
1.5.2.) Miejscowość: Poznań
1.5.3.) Kod pocztowy: 60-179
1.5.4.) Województwo: wielkopolskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.ifmpan.poznan.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Badania naukowe
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM (PM' 26).
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-435511b4-c8a3-4292-a18d-62b17ad4ee5f
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00169761
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-24
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00130842/02/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.1 Usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026.
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Zamawiający będzie się komunikował z Wykonawcami przy użyciu Platformy e=zamowienia https://ezamowienia.gov.pl (zwanej dalej: Platformą). Składanie Zamawiającemu ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą w niniejszym postępowaniu (a także ich wycofywanie) dopuszczone jest wyłącznie za pomocą Platformy. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie w zakładce „Formularze” („Formularz do komunikacji”). Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Szczegółowe informacje zostały zawarte w SWZ.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia, dostępnej na stronie https://ezamowienia.gov.pl (zwanej dalej „Platformą”). Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki użytkowania Platformy określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie Platformy. 2. Składanie Zamawiającemu ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą w niniejszym postępowaniu (a także ich wycofywanie) dopuszczone jest wyłącznie za pomocą Platformy e-zamówienia. 3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert i dokumentów składanych wraz z ofertą, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie w zakładce „Formularze” („Formularz do komunikacji”). Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku braku możliwości komunikacji przez Platformę dopuszczona jest komunikacja przy użyciu poczty elektronicznej, tj. Zamawiający może przekazać korespondencję na adres e-mail Wykonawcy podany w ofercie, a Wykonawca na adres e-mail Zamawiającego: [email protected]. 4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452) (dalej: rozporządzenie w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych). 5. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 poz. 773) (dalej: rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy wyżej wymienione regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. 6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w języku polskim (lub w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski) i składa w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca składał Zamawiającemu dokumenty: - w formacie „pdf” – podpisane wyłącznie za pomocą formatu PAdES (typ wewnętrzny), - w formacie innym niż „pdf” – podpisane za pomocą formatu XAdES (typ zewnętrzny). Podpisane dokumenty „pdf” w formacie PAdES i/lub dokumenty w innych formatach wraz z plikami podpisu XAdES Wykonawca przekazuje Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy. 8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych jako załączniki pojedynczego formularza za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB. 9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą wynosi 250 MB. 10. Rozmiar podpisanego dokumentu nie może przekraczać 10 MB (10485760 B). Szczegółowe wymagania zostały opisane w SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna RODO została zawarta w punkcie 23. SWZ.
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Klauzula informacyjna RODO została zawarta w punkcie 23. SWZ.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/01.1/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026 (PM'26).
Podana w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia ilość:
• przerwy kawowe – usługa realizowana dla 380 osób przez 5 dni,
• dania obiadowe – 2050 sztuk (ilość łączna w ciągu 5 dni),
• catering na uroczystej kolacji – usługa realizowana dla 380 osób,
jest ilością maksymalną i może ulec zmniejszeniu w zależności od ilości osób, które będą uczestniczyć w konferencji.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-06-22 do 2026-06-26
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie następującego kryterium oceny ofert: P=C+S. 2. Sposób oceny ofert: Ofertom w trakcie oceny będą przyznawane punkty w każdym kryterium oceny ofert a następnie sumowane wg wzoru: 3. Sposób przyznawania punktów: 3.1. w kryterium cena C (waga: 95%, maksymalna ilość punktów do zdobycia: 95 pkt.): Zamawiający przyznaje punkty z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, wg następującego wzoru: C=Cn/Cbo x 95 pkt., gdzie: – Cn oznacza najniższą cenę ofertową spośród badanych ofert, – Cbo oznacza cenę ofertową badanej oferty. 3.2. w kryterium „kryterium społeczne” S (waga 5%, maksymalna ilość punktów do zdobycia – 5 pkt.): Zamawiający przyzna punkty wyłącznie w sytuacji, gdy Wykonawca zatrudni przy realizacji niniejszego zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy, określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423, 1661, z 2026 r. poz. 25) oraz przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 913, 1301, 1665, 1746, z 2026 r. poz. 26), co najmniej jedną osobę niepełnosprawną zgodnie z definicją osoby niepełnosprawnej zawartą w wymienionej wyżej ustawie. Punkty będą przyznawane według następujących zasad: zatrudnienie 1 osoby – 2 punkty, 2 osób – 3 punkty, 3 i więcej osób – 5 punktów. Za zatrudnienie osoby niepełnosprawnej będzie uznawane również skierowanie do wykonywania zadań związanych z realizacją niniejszego zamówienia osoby niepełnosprawnej, która już jest u Wykonawcy zatrudniona. Zamawiający oceni spełnianie tego kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w ofercie. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przedłożyć Zamawiającemu aktualny wykaz osób niepełnosprawnych zatrudnionych u Wykonawcy wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia wraz z informacją o wymiarze czasu pracy, w jakim osoby niepełnosprawne są zatrudnione. 4. Maksymalna ilość punktów do zdobycia wynosi 100 pkt. 5. Zamawiający oceni i porówna oferty niepodlegające odrzuceniu, złożone przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu z postępowania.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 95
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: kryterium społeczne
4.3.6.) Waga: 5
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak
4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:
zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie wymienione w zdaniu poprzednim. 2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, o ile Wykonawca nie wskazał w formularzu oferty (lub innym dokumencie) danych umożliwiających dostęp do dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz podmiot udostępniający zasoby. 3. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania i spełniania warunków udziału w postępowaniu – wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w ramach organizowanych przyjęć, wydawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2151), tj. zezwolenia: • na sprzedaż napojów zawierających do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa, • na sprzedaż napojów zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). 2. Wykaz usług (zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.4. SWZ wymagane są dwie usługi o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia, tj. świadczenie usług cateringowych wraz z obsługą w czasie konferencji/szkoleń/spotkań dyplomatycznych/spotkań biznesowych itp., dla co najmniej 300 osób, o wartości minimum 150 000,00 PLN netto każda wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. 3. Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.3 SWZ wymagane jest ubezpieczenie na kwotę co najmniej 200 000,00 PLN.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-04-02 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-435511b4-c8a3-4292-a18d-62b17ad4ee5f
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-04-02 10:30
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-30