Ogłoszenie o zamówieniu Usługi „Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły w 2026 roku”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO I GMINA SZAMOTUŁY
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631258230
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Dworcowa 26
1.5.2.) Miejscowość: Szamotuły
1.5.3.) Kod pocztowy: 64-500
1.5.4.) Województwo: wielkopolskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL418 - Poznański
1.5.7.) Numer telefonu: +48612927501
1.5.8.) Numer faksu: +48612920072
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/szamotuly
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
„Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły w 2026 roku”
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6b48cdba-7a64-459b-ba86-9d2e297f65f8
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00260474
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-26
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00043082/02/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.3 Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/szamotuly
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 10 Mb/s (wartość optymalna dla współczesnych platform www), 2) komputer klasy PC lub MAC z systemem operacyjnym wspieranym przez producenta (np. MS Windows 10/11, macOS, Linux lub ich nowsze wersje), 3) zainstalowana aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługującej standardy HTML5 i TLS 1.3 (zalecane: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari lub Opera) z wyłączeniem przeglądarki Internet Explorer, która nie jest wspierana, 4) włączona obsługa JavaScript oraz plików cookies, 5) zainstalowany program obsługujący format plików .pdf (np. Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader lub wbudowana przeglądarka plików PDF w systemie/przeglądarce), 6) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3. 7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. 2. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: 1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, 2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem. 3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje 5. Dopuszczalnymi formatami przesyłanych danych są formaty wskazane w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2024 poz. 773) 6. Preferowanymi formatami przesyłanych danych są: .pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, .zip, .xml, .7z; 7. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5MB. 8. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES. 9. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. cd. w SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z treścią rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej „RODO”, Miasto i Gmina Szamotuły informuje że: I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miasto i Gmina Szamotuły, adres siedziby: ul.Dworcowa 24, 64-500 Szamotuły, tel. (61) 29-27-576, 568, fax 61 29 20 072, NIP 787-207-44-67, REGON 631258230, zwany dalej Miasto i Gmina Szamotuły.Inspektor ochrony danych w Mieście i Gminie Szamotuły jest Pani Pani Aleksandra Cnota-Mikołajec, kontakt: [email protected]. II.RODZAJ DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA - Opis w SWZIII. ŹRÓDŁO POZYSKIWANIA DANYCH OSOBOWYCH - Opis w SWZ IV. CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH-Opis w SWZ V. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH-Opis w SWZ VI. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ Opis w SWZ VII. CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH-Opis w SWZ VIII. WYTYCZNE DLA WYKONAWCY1. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności własny obowiązek informacyjny Wykonawcy, przewidziany w art. 13 RODO, względem osób Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Dostawy fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4). 2. Ponadto Wykonawca wypełnia własny obowiązek informacyjny Wykonawcy, wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. 3. 3. Mając na uwadze powyższe, w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane Zamawiającemu przez Wykonawcę oraz celem zapewnienia, że Wykonawca wypełnił wyżej wymienione własne obowiązki informacyjne, a osoby których dane dotyczą posiadają wiedzę, że ich dane zostały ujawnione Zamawiającemu, Wykonawca składa wobec Zamawiającego oświadczenie zawarte w formularzu ofertowym - Załącznik nr 1 do SWZ, w którego treści Wykonawca potwierdzi wypełnienie przez Wykonawcę jego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO oraz potwierdzi przekazanie osobom których dane dotyczą, treści klauzuli informacyjnej Zamawiającego.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: WI.271.6.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.5.) Wartość zamówienia: 174249,80 PLN
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Miasta i Gminy Szamotuły. Usługi obejmują przyjmowanie, przemieszczanie, doręczenie przesyłek oraz ich zwroty, świadczone przez 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku).
2. Podstawa prawna realizacji usług
Usługi muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:
1. ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.);
2. rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 ze zm.);
3. rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2019r ., poz. 474);
4. międzynarodowymi przepisami pocztowymi.
3. Zakres rzeczowy usług
Przedmiotem umowy są usługi pocztowe (ekonomiczne i priorytetowe) w obrocie krajowym i zagranicznym, obejmujące:
a) przesyłki listowe nierejestrowane;
b) przesyłki listowe rejestrowane (listy polecone, listy wartościowe);
c) paczki pocztowe;
d) druk bezadresowy;
e) usługa dodatkowa "potwierdzenie odbioru"
Szczegółowe zestawienie ilościowe (szacunkowe) usług zawiera Kosztorys ofertowy (Załącznik nr 6).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi:
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ;
- Projekt umowy - załącznik nr 4 do SWZ,
- kosztorys ofertowy - załącznik nr 6 do SWZ
4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 183 dni
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: KRYTERIUM RANGA Cena (C) 100% RAZEM: 100% 2. Kryterium cena (C) będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę w ofercie. Zamawiający przyzna punkty na podstawie poniższego wzoru: C = Cmin / Co x 100 pkt. gdzie: Cmin – cena brutto oferty najtańszej Co – cena brutto oferty ocenianej 3. Zamawiający dokona wyboru oferty tego z Wykonawców, która uzyska w wyniku oceny najwyższą liczbę punktów. Przyznanie punków poszczególnym ofertom odbędzie się w oparciu o w/w wzór. Obliczenia będą dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 4. Punkty zostaną przyznane poprzez zaokrąglenie liczb do części setnych. 5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, złożono oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 6. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 8
Art. 109 ust. 1 pkt 9
Art. 109 ust. 1 pkt 10
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) Podmiotowe środki dowodowe składane w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu: a) Odpis lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 2) Podmiotowe środki dowodowe podmiotów zagranicznych w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu: Lp Wymagany podmiotowy środek dowodowy a) Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w Roz VIII pkt. 2 ppkt. 1) lit. a) SWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsca zamieszkania ma osoba, nie wydaje się ww. dokumentów lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa wyżej, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsca zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy. Terminy wystawienia ww. dokumentów stosuje się.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia określonych usług w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania;
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-03 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert: platformazakupowa.pl/pn/szamotuly
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-03 09:30
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-07-02