Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT ŁOWICKI
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 750147768
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Stanisława Stanisławskiego 30
1.5.2.) Miejscowość: Łowicz
1.5.3.) Kod pocztowy: 99-400
1.5.4.) Województwo: łódzkie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL715 - Skierniewicki
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.powiat.lowicz.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00276145
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-06-03
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00044432/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.3 Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu
Program Regionalny Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z Rozdziałem 13 SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: FIZ.272.14.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz uruchomienie systemu informatycznego wspierającego pracę Starostwa Powiatowego w Łowiczu, obejmującego:
● system intranetowy,
● platformę zarządzania wiedzą opartą o mechanizmy AI (RAG),
● chatbot pracowniczy oraz chatbot dostępny na stronie głównej Zamawiającego służący odciążeniu pracowników przez automatyzację powtarzalnych zapytań,
● asystenta instalowanego we wtyczce oprogramowania e-mail,
● funkcje wspierające pracę urzędników (AI asystent),
● szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe,
● dostawę infrastruktury sprzętowej niezbędnej do uruchomienia i eksploatacji systemu.3.2. System ma umożliwiać centralizację wiedzy organizacji, usprawnienie dostępu do informacji oraz wsparcie pracowników w realizacji zadań poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji.
Kluczowe funkcje systemu: kompleksowego AI-owego Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG.RAG:
• Wyszukiwanie Ekspertów: System analizuje bazę wiedzy oraz historię zadań, aby wskazać najbardziej kompetentnych pracowników do realizacji danego zadania.
• Sugerowanie Zastępstw: W przypadku nieobecności pracownika system automatycznie sugeruje najlepsze zastępstwo, uwzględniając kompetencje i dostępność.
• Automatyczne Odpowiedzi: System odpowiada na rutynowe pytania, oszczędzając czas pracowników i umożliwiając im koncentrację na bardziej skomplikowanych zadaniach.
• Wyszukiwanie Dokumentów: Chatbot pomaga w szybkim znalezieniu potrzebnych informacji w firmowej bazie danych.
• Monitorowanie Terminów: System przypomina o zbliżających się terminach, analizuje ryzyko opóźnień i proponuje działania naprawcze.
• Wsparcie HR: Pomaga w automatyzacji procesów HR, takich jak składanie wniosków urlopowych czy zgłaszanie nieobecności.
Przedmiot zamówienia: Kluczowe funkcje systemu intranet:
• Strona główna w Intranecie,
• Baza wiedzy,
• Baza pracowników / Książka adresowa
• Baza formularzy
• Struktura organizacyjna
• Kalendarz wydarzeń
• Rezerwacje zasobów
• Aktualności
• Katalog linków
a realizowany będzie w ramach projektu Nr FELD.08.05-IZ.00-0019/24-00 pn.: „Synergia w Starostwie Powiatowym w Łowiczu”.” w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027, Priorytet FELD.08 Fundusze Europejskie dla edukacji i kadr w Łódzkiem, Działanie FELD.08.05 Poprawa organizacji pracy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania
72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania
72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania
72212220-7 - Usługi opracowywania oprogramowania dla internetu i intranetu
72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
72310000-1 - Usługi przetwarzania danych
72316000-3 - Usługi analizy danych
48820000-2 - Serwery
80533100-0 - Usługi szkolenia komputerowego
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 68 dni
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60,00
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja
4.3.6.) Waga: 30,00
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Zatrudnienie osoby bezrobotnej do realizacji zamówienia
4.3.6.) Waga: 10,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak
4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:
zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-11 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-11 10:30
8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni
8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak