Ogłoszenie o zamówieniu Dostawy Dostawa, wdrożenie oraz konfiguracja oprogramowania do archiwizacji poczty elektronicznej pracowników Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000514377
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: pl. Powstańców Warszawy 1
1.5.2.) Miejscowość: Wrocław
1.5.3.) Kod pocztowy: 50-153
1.5.4.) Województwo: dolnośląskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.duw.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Dostawa, wdrożenie oraz konfiguracja oprogramowania do archiwizacji poczty elektronicznej pracowników Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-daecc38d-9a8c-4279-87f8-28697223bcfd
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00307349
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-06-25
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu
w ramach projektu grantowego, pn. „Cyberbezpieczny Dolny Śląsk” realizowanego w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności finansowany ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności Inwestycji C3.1.1. Cyberbezpieczeństwo – CyberPL. Dotyczy Porozumienia Finansowego nr KPOD.05.10-CR.01-001/24/0033/KPOD.05.10-CR.01-001/25/2025
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://duw.ezamawiajacy.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz. U. z 2024r., poz. 1513 ze zm.). 2. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia, wnioski lub informacje, ze wskazaniem numeru referencyjnego nadanego sprawie Wykonawcy przekazują poprzez Platformę dostępną pod adresem: https://duw.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl. Informacje dotyczące sposobu podpisywania dokumentów można znaleźć na stronie: - kwalifikowany podpis elektroniczny: https://www.nccert.pl/; - podpis zaufany: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany; - podpis osobisty: https://www.gov.pl/web/mswia/oprogramowanie-do-pobrania. 3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę. 4. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt. 7 niniejszego Rozdziału: 1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy na subdomenie: https://duw.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl; 2) Wykonawca, po wybraniu opcji „przystąp do postępowania”, zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego: podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”; 3) rejestracja konta następuje automatycznie poprzez: - podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym) lub - kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub - jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie – konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin; 4) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu. 5. Ofertę, oświadczenie stanowiące załącznik do oferty – Załącznik nr 1 do SWZ, oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ, a także pełnomocnictwa, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.), zwanej dalej ustawą o informatyzacji, w szczególności w formatach: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. 6. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt. 5, przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt. 2. Pozostałe regulacje w zakresie wymagań zostały określone w SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Zamawiający wymaga złożenia oferty w postaci katalogu elektronicznego
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej Rozporządzeniem uprzejmie informuję, że: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Wojewoda Dolnośląski, wykonujący swoje zadania przy pomocy Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu, zlokalizowanego we Wrocławiu przy pl. Powstańców Warszawy 1; 2. Inspektor Ochrony Danych (IOD) wykonuje swoje obowiązki w siedzibie Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu, pokój nr 2145, e-mail: [email protected]; 3. Pani/Pana dane osobowe oraz dane osób do kontaktu, będą przetwarzane w celach: - kontroli nad wydatkowaniem środków publicznych, - przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji tego zamówienia, - prowadzenia zbiorów danych dotyczących informacji o zamówieniach publicznych, - gromadzenia wymaganych informacji dotyczących kontrahentów, - prowadzenia zbioru informacji o wykonawcach; 4. Podstawą prawną przetwarzania dotyczących danych osobowych jest ustawa z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych oraz ustawa z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych; 5. Odbiorcą danych osobowych będzie Urząd Zamówień Publicznych, ponadto w zakresie określonym w ustawie Pzp, dane publikowane będą na stronie internetowej bip.duw.pl; 6. dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej; 7. dane osobowe i dokumentacja będzie przechowywana zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych; 8. Zgodnie z Rozporządzeniem przysługuje Pani/Panu: - Prawo dostępu do swoich danych; - Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; - Prawo do ograniczenia przetwarzania; - Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa); 9. Podanie Wojewodzie Dolnośląskiemu danych osobowych umożliwiających Pani/Pana identyfikację oraz podanie danych osób do kontaktu, jest obowiązkiem wynikającym z przepisu prawa; jeśli Wojewoda Dolnośląski tych danych nie będzie posiadał, nie będzie możliwe zrealizowanie celu przetwarzania; 10. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: AL-OZP.272-15/26/ZP/TP2
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz konfiguracja oprogramowania do archiwizacji poczty elektronicznej pracowników Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu (DUW). Oprogramowanie ma umożliwiać centralną, bezpieczną i zgodną z obowiązującymi przepisami archiwizację poczty elektronicznej, w tym wiadomości e mail wraz z załącznikami, metadanymi oraz dziennikami komunikacji.
Celem zamówienia jest:
a) zapewnienie długoterminowej archiwizacji korespondencji elektronicznej,
b) umożliwienie szybkiego wyszukiwania, przeglądania i odtwarzania wiadomości e mail,
c) zwiększenie bezpieczeństwa i integralności danych pocztowych,
d) odciążenie produkcyjnych systemów pocztowych.
W ramach przedmiotu zamówienia stanowiącego Zamówienie Wykonawca zobowiązuje się w szczególności:
a) dostarczyć, wdrożyć, uruchomić i skonfigurować oprogramowanie do archiwizacji poczty elektronicznej wraz z licencjami,
b) wykonać integrację z systemem pocztowym Postfix zainstalowanym w infrastrukturze Zamawiającego,
c) wykonać konfigurację polityk archiwizacji, retencji oraz usuwania danych,
d) przeprowadzić razem z Zamawiającym testy akceptacyjne wdrożonego oprogramowania zgodnie z zaproponowanym przez Wykonawcę scenariuszem testów. Testy akceptacyjne będą wykonywane w środowisku produkcyjnym Zamawiającego,
e) wykonać Dokumentację Powykonawczą,
f) bezpłatnie przeprowadzić warsztaty/konsultacje z zakresu funkcjonowania i administrowania urządzeń.
Szczegółowe regulacje w zakresie zakresu i sposobu realizacji zamówienia, znajdują się w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz projekcie umowy – jako integralne załączniki SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 2 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Oferty Wykonawców poddane zostaną ocenie przez Zamawiającego według następujących kryteriów (wraz z podaniem wagi): Cena (C) – 60% Okres gwarancji (G) – 40% Ocena ofert będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 100 punktów. Punktacja przyznana ofercie Wykonawcy będzie sumą punktacji uzyskanej w każdym ze wskazanych wyżej kryteriów. W ramach kryterium „Cena” Zamawiający oceniać będzie wartość zamówienia, podaną w ofercie Wykonawcy, obejmującą wynagrodzenie za cały przedmiot zamówienia, według następującej formuły: 1) oferta z najniższą ceną otrzyma 60,00 pkt, 2) każda następna oferta oceniana będzie na podstawie wzoru: Cena brutto najniższej oferty --------------------- x 60,00 pkt Cena brutto oferty ocenianej Okres realizacji (G) Maksymalna ilość punktów w tym kryterium wynosi 40. Okres gwarancji 12 miesięcy lub 36 miesięcy, należy wybrać i zaznaczyć w formularzu oferty. Ilość punktów (przyznana ofercie w tym kryterium) zostanie określona zgodnie z poniższymi zapisami: Okres gwarancji 12 miesięcy – 0 pkt Okres gwarancji 36 miesięcy – 40 pkt Wykonawca, składając ofertę, w formularz ofertowym, zobowiązany jest do wyboru okresu gwarancji. W sytuacji, gdy Wykonawca nie zaznaczy w formularzu ofertowym wybranego okresu gwarancji tj. nie postawi przy nim znaku „X” lub postawi w tabeli więcej niż jeden znak „X”, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oferuje okres realizacji 12 miesięcy i oferta w tym kryterium otrzyma 0 pkt. Punkty przyznane każdej ofercie będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta w toku badania i oceny ofert nie zostanie odrzucona i zostanie uznana za najkorzystniejszą, tzn. uzyska łączną najwyższą sumę punktów w powyższych kryteriach.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt
4.3.6.) Waga: 40
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, (na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia z postępowania, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego) oraz o braku podstaw wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach – Załącznik nr 2 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający, na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia. Prosimy nie załączać niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych do oferty. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, obejmują: - Załącznik nr 7 do SWZ - Wykaz dostaw. W zakresie wykonanych dostaw – w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane – na potwierdzenie spełniania warunku udziału określonych w SWZ. UWAGA! Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, składany „wykaz dostaw” dotyczy dostaw, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, - dowodów dotyczących dostaw wykazanych w wykazie o którym mowa powyżej, określających, czy dostawy te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie zyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy, Załącznik nr 8 do SWZ - Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w złożonym wraz z ofertą oświadczeniu. Pozostałe zapisy znajdują się w SWZ.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-07-03 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w sposób podany w SWZ na platformie zakupowej
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-07-03 10:05
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-08-01
8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak
8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3
8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: