Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Świadczenie kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: PZLPiT Mazowsze
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275458
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Świerkowa 2
1.5.2.) Miejscowość: Otrębusy
1.5.3.) Kod pocztowy: 05-805
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL913 - Warszawski zachodni
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.mazowsze.waw.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
działalność kulturalna
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Świadczenie kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE”
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1876a2dc-cc0e-4fd4-a01e-319486a7ce75
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00354790
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-07-22
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00015911/03/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.4 Świadczenie kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE”
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, poprzez system zapewniający obsługę procesu udzielania zamówień publicznych tj. Platformę e-Zamówienia, zwaną dalej również „Systemem”, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl , która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert (sposób składania ofert opisano w Rozdziale X SWZ) odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” ma miejsce w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Więcej informacji w SWZ.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa § 12 Regulamin Platformy e-Zamówienia, a mianowicie: 1) W celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e-Zamówienia wymagany jest: a) Komputer PC: parametry minimum: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD, zainstalowany jeden z poniższych systemów operacyjnych: MS Windows 7 lub nowszy, OSX/Mac OS 10.10, Ubuntu 14.04, zainstalowana jedna z poniższych przeglądarek: Chrome 66.0 lub nowsza, Firefox 59.0 lub nowszy, Safari 11.1 lub nowsza, Edge 14.0 i nowsze, albo b) Tablet/Telefon: parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3, przeglądarka Chrome 61 lub nowa 2) Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies; 3) Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych: a) specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2, b) format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8, c) oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały wskazane w rozdziale XIX SWZ.
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały wskazane w rozdziale XIX SWZ.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 5/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak
4.1.9.) Liczba części: 2
4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części
4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
Część 1
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Świadczenie kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE” dotyczące V Międzynarodowego Konkursu Wokalnego im. Stanisława Jopka 2026-2027 obejmujące:
1) wyszukiwanie, przedstawianie ofert, rezerwację, sprzedaż, zmianę i anulowanie rezerwacji miejsc noclegowych zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami jednostkowymi w zakresie: lokalizacji, standardu usług i wyposażenia oraz konfiguracji pokoi, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen,
2) obsługę reklamacji,
3) obsługę i wsparcie uczestników podczas podróży, w tym obsługę sytuacji awaryjnych,
4) raportowanie i zestawienie kosztów podróży zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który uzyska najwyższa liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas złożenia oferty od przekazania zapytania Zamawiającego (T)
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium: Obsługa 24/7 (O)
4.3.6.) Waga: 10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
Część 2
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE” dotyczące świadczenia kompleksowej usługi rezerwacji, zakupu, zmiany oraz anulowania noclegów na terenie Polski dla PZLPiT „MAZOWSZE”, z wyłączeniem noclegów objętych przedmiotem zamówienia, którego dotyczy Zadanie nr 1 tj. dotyczących V Międzynarodowego Konkursu Wokalnego im. Stanisława Jopka 2026-2027, obejmujące:
1) wyszukiwanie, przedstawianie ofert, rezerwację, sprzedaż, zmianę i anulowanie rezerwacji miejsc noclegowych zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami jednostkowymi w zakresie: lokalizacji, standardu usług i wyposażenia oraz konfiguracji pokoi, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen,
2) obsługę reklamacji,
3) obsługę i wsparcie uczestników podczas podróży, w tym obsługę sytuacji awaryjnych,
4) raportowanie i zestawienie kosztów podróży zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który uzyska najwyższa liczbę punktów w kryteriach oceny ofert.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas złożenia oferty od przekazania zapytania Zamawiającego (T)
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium: Obsługa 24/7 (O)
4.3.6.) Waga: 10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; W przypadku wskazania przez Wykonawcę w Formularzu oferty dostępności dokumentów wskazanych w pkt. 1, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych dokumenty wskazane przez Wykonawcę. 2) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ; 3) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ;
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 4) wykaz osób, zawierający co najmniej 2 osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia legitymującymi się niezbędnymi kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem, tj. co najmniej 2-osobowym zespołem pracowników dokonujących rezerwacji miejsc noclegowych, gdzie każda z tych osób posiada co najmniej dwu (2) letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych wraz z informacjami na temat ich uprawnień, niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, na wykazanie spełniania warunku wymaganej zdolności technicznej lub zawodowej, sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 9, 5) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – tym okresie, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert – wg treści określonej w załączniku nr 8 do SWZ; Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami w ww. wykazie Wykonawca wykazuje usługi, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy; 7) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie działalności, której przedmiotem jest rezerwacja i sprzedaż miejsc noclegowych na sumę gwarancyjną w wysokości co najmniej 500 000, 00 zł (słownie: pięćset tysięcy 00/100 złotych).
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak
6.4.1) Informacje dotyczące wadium:
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-07-31 11:00
8.2.) Miejsce składania ofert: strona internetowa prowadzonego postępowania
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-07-31 11:30
8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni