Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Kompleksowa organizacja konferencji w Gdańsku lub Sopocie w dniach 11-14 maja 2027 r. dla min. 140 uczestników, obejmująca: usługi konferencyjne, restauracyjne oraz hotelarskie
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: BANKOWY FUNDUSZ GWARANCYJNY
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 010978710
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. ks. Ignacego Jana Skorupki 4
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-546
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.7.) Numer telefonu: 22 583 05 81
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.bfg.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Bankowy Fundusz Gwarancyjny
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Kompleksowa organizacja konferencji w Gdańsku lub Sopocie w dniach 11-14 maja 2027 r. dla min. 140 uczestników, obejmująca: usługi konferencyjne, restauracyjne oraz hotelarskie
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d32702fd-106a-49fc-a513-c88f0a8ea853
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00468613
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-02
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d32702fd-106a-49fc-a513-c88f0a8ea853
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w prowadzonym postępowaniu, w szczególności składanie ofert w tym ofert dodatkowych (w przypadku negocjacji), zaproszenie do negocjacji, wymiana informacji oraz przekazywanie oświadczeń i dokumentów odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1513, z późn. zm.) z wykorzystaniem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/) Zamawiający dopuszcza możliwość komunikacji poprzez pocztę elektroniczną, z zastrzeżeniem pkt 3.5 SWZ. 2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania, natomiast Wykonawca, który zamierza wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. 3. Ofertę wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, tj. postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy poprzez Platformę eZamówienia (https://ezamowienia.gov.pl). 4. Szczegółowe informacje dotyczące składania ofert zostały opisane w Rozdziale 10 SWZ. 5. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia, natomiast możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Formularze do komunikacji dostępne są w zakładce „Formularze” na Platformie e-Zamówienia. 6. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. 7. „Formularze do komunikacji” umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (poprzez przycisk „dodaj załącznik”). Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). 8. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. 9. Dokumenty lub oświadczenia elektroniczne (w tym cyfrowe odwzorowania dokumentów papierowych), jako załączniki (inne niż oferta oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp), mogą być składane przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” dostępnych na Platformie e-Zamówienia lub za pomocą poczty elektronicznej. 10. Adres poczty elektronicznej Zamawiającego do komunikacji elektronicznej (nie dotyczy składania oferty oraz oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp): [email protected]. Zaleca się przesyłanie dokumentów, wniosków, oświadczeń i innych informacji (jako załączników) w formacie pliku .pdf. Maksymalny rozmiar wiadomości, jaki można przesłać za pomocą poczty elektronicznej wynosi 30 MB. 11. Szczegóły dot. wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej znajdują się w pkt 3 SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zamawiający zobowiązuje uczestnika postępowania, który ujawnia Zamawiającemu (administratorowi) dane osobowe swoich pracowników oraz osób współpracujących, a także osób uprawnionych do reprezentacji uczestnika postępowania bądź osób uprawnionych do składania oświadczeń w imieniu uczestnika postępowania, w związku z udziałem w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do spełnienia w imieniu administratora względem tych osób obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, z późn. zm., dalej „rozporządzenie 2016/679″ lub „RODO”), poprzez przekazanie tym osobom informacji określonych poniżej. 2. Zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy Pzp Zamawiający udostępni dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu do ich wniesienia. 3. Stosownie do postanowień art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn. zm., Bankowy Fundusz Gwarancyjny informuje, że: 1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Bankowy Fundusz Gwarancyjny z siedzibą w Warszawie przy ul. ks. Ignacego Jana Skorupki 4, 00-546 Warszawa, adres e mail: [email protected]. 2) W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, listownie (adres do korespondencji – jak wyżej) albo drogą elektroniczną na adres mailowy: [email protected]. 3) Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu związanym z prowadzeniem przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochrony danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1, z późn. zm.) (dalej „RODO”) oraz następujące przepisy prawa:- ustawa Pzp;- rozporządzenie ws. dokumentów;- ustawa z dnia 14 lica 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jeżeli jest Pani/Pan uczestnikiem postępowania będącym jednocześnie osobą fizyczną, to obowiązek podania przez Pana/Panią danych osobowych bezpośrednio Pana/Panią dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. 4. Pozostałe informacje dla uczestników postępowania dotyczące przetwarzania danych osobowych znajduj się w pkt 21 SWZ.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: BZP/ZP/16/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji dla min. 140 uczestników, obejmująca: usługi konferencyjne (najem i obsługę sal wraz z wyposażeniem technicznym), usługi restauracyjne (serwis kawowy, serwis obiadowy) oraz usługi hotelarskie świadczone łącznie w jednym obiekcie hotelowym w Gdańsku lub Sopocie. 4.5 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i szczegółowe warunki i zasady realizacji zamówienia zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55320000-9 - Usługi podawania posiłków
55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków
55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2027-05-10 do 2027-05-15
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak
4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień (usług podobnych), o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp polegających na realizacji usług konferencyjnych, restauracyjnych lub hotelarskich w zakresie spotkań lub konferencji łącznie do kwoty 450 000,00 zł netto. Warunki udzielenia zamówienia będą tożsame z zamówieniem podstawowym.
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Oceniane będą wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu. 2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryteriami oceny ofert: 1) Cena całkowita brutto za usługę konferencyjną – „C1” 30 %, max 30 pkt; 2) Cena brutto za usługę restauracyjną dla jednego Uczestnika za jeden osobodzień – „C2” 30 %, max 30 pkt; 3) Elastyczność realizacji zamówienia – bezkosztowe zmniejszenie liczby osobodni – „E” 20 %, max 20 pkt; 4) Zwiększenie puli pokoi dostępnych dla uczestników Konferencji ponad wymagane minimum (100) – „R” 20 %, max 20 pkt. Szczegóły dotyczące opisu oceny ofert zostały określone w pkt 15 SWZ. Informacje dotyczące negocjacji i oceny ofert dodatkowych zostały określone w pkt 16 SWZ.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczność realizacji zamówienia – bezkosztowe zmniejszenie liczby osobodni – „E”
4.3.6.) Waga: 20,00
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Zwiększenie puli pokoi dostępnych dla uczestników Konferencji ponad wymagane minimum (100) – „R”
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 5
Art. 109 ust. 1 pkt 6
Art. 109 ust. 1 pkt 7
Art. 109 ust. 1 pkt 8
Art. 109 ust. 1 pkt 9
Art. 109 ust. 1 pkt 10
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w pkt 7.1 SWZ: 1) oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ. 2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie na zasadach określonych w art. 117 ustawy Pzp, Zamawiający żąda przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 11.1 SWZ dotyczących wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, Zamawiający żąda przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 11.1.1 SWZ dotyczących tych podmiotów. Szczegóły dotyczące podmiotowych środków dowodowych znajdują się w pkt 11 SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu: wykazu usług należycie wykonanych, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 8.2 SWZ. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ. Szczegóły dotyczące podmiotowych środków dowodowych znajdują się w pkt 11 SWZ.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak
7.2.) Informacje na temat zaliczek:
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-10-12 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma e-Zamówienia. Strona internetowa prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d32702fd-106a-49fc-a513-c88f0a8ea853
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-10-12 10:30
8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-11-10
8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak