Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Badawczy IDEAS
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 541475394
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Królewska 27
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-060
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://ideas.gov.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
działalność naukowo-badawcza
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-22a55da4-d233-4638-b25f-46f54102d52a
2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00494841
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2026-10-19
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy pod adresem https://ibideas.eb2b.com.pl/ . Informacje o niniejszym postępowaniu znajdują się w module „Lista postępowań otwartych” w zakładce „Postępowania”. Wykonawca rejestrując się na Platformie przetargowej akceptuje warunki jej korzystania określone w Regulaminie podczas rejestracji oraz uznaje go za wiążący. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 20/4 mb/s, 2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta; 3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera; 4) włączona obsługa JavaScript, 5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez Wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf). Dokumenty w formacie ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem PAdES; natomiast dokumenty w formacie innym niż ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Realizując przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz uwzględniając wymagania określone w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający informuje, iż w związku z przedmiotowym postępowaniem, zawarciem oraz realizacją umowy zawartej w następstwie tego postępowania, będzie przetwarzał dane osobowe Wykonawcy lub osób po stronie Wykonawcy uzyskane w trakcie postępowania, w szczególności dane osobowe ujawnione w ofertach i załącznikach do ofert lub w dokumentach i oświadczeniach składanych w ramach prowadzonego postępowaniu oraz dane osobowe uzyskane na potrzeby zawarcia i w trakcie realizacji umowy, w tym podane w treści zawartej umowy. Treść klauzuli informacyjnej została zawarta w SWZ (plik SWZ - cz. ogólna).
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: IDEAS-BZP.ZP.27.26/WNP-000243
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak
4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:
Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej (dalej: „Konferencja”, „Wydarzenie”) pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości”, organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS w dniu 8.12.2026 r. w Warszawie w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, Plac Politechniki 1.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający szczegółowe wymagania dla jego wykonania oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 SWZ).
3. Zamówienie realizowane jest w ramach Przedsięwzięcia pn. „AI x Science Connect Poland” finansowanego ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie Umowy nr MNiSW/2026/DIR/1121 z dnia 07.09.2026 r.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów
64224000-2 - Usługi telekonferencyjne
64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji
30191140-7 - Akcesoria do identyfikacji osób
79961000-8 - Usługi fotograficzne
79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
32353000-2 - Nagrania dźwiękowe
55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków
79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
79822500-7 - Usługi projektów graficznych
79810000-5 - Usługi drukowania
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-18
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona porównania i oceny złożonych ofert oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających warunki zamówienia określone w SWZ oraz wymogi wynikające przepisów ustawy Pzp, kierując się następującymi kryteriami oceny ofert o wskazanych wagach: 1/ Cena: 90% 2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera: 10%, Ad1/ „cena oferty” (C) – waga 90% - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 90 pkt. Przy ocenie ofert Zamawiający uwzględni łączną cenę brutto (z podatkiem od towarów i usług – VAT), obliczoną zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale „Sposób obliczenia ceny” SWZ, z uwzględnieniem art. 225 ustawy Pzp. Punkty w kryterium „Cena oferty (C)” zostaną obliczone zgodnie z następującym wzorem: C = (C_min / C_obad) × 90 pkt gdzie: C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Cena oferty”; C_min – najniższa cena brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu; C_obad – cena brutto oferty badanej. Liczba punktów przyznanych w kryterium „Cena oferty” będzie zaokrąglana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematycznymi (końcówki poniżej 0,5 pomija się, końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się w górę). Ad2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora (Pk) waga 10%, - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 10 pkt a/ Ocena ofert w tym kryterium będzie dokonana na podstawie informacji zawartych w Załączniku nr 6 do SWZ pn. „Wykaz osób – doświadczenie konferansjera (kryterium oceny ofert)”, składanym wraz z ofertą. b/ Zamawiający przyzna punkty w tym kryterium w następujący sposób: 0 pkt – otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, przy czym żadna z wykazanych konferencji nie była prowadzona w języku angielskim; 10 pkt - otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w tym co najmniej jedna była prowadzona w języku angielskim. W szczególności Zamawiający przyzna w tym kryterium 0 pkt Wykonawcy w następujących przypadkach: 1/ za niezłożenie Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” wraz z ofertą, 2/ za złożenie niekompletnego Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” lub zawierającego błędy uniemożliwiające weryfikację spełnienia przesłanek przyznania punktów. UWAGA! Zamawiający zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, w celu oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu, wezwie najwyżej ocenionego Wykonawcę do złożenia wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia (Załącznik nr 12 do SWZ), w którym Wykonawca ma obowiązek wskazać tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, którą Wykonawca wskazał w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w pozacenowym kryterium oceny ofert, jeżeli załącznik ten został złożony wraz z ofertą. 2. Całkowita liczba punktów jaką otrzyma oferta zostanie obliczona według poniższego wzoru: O = C + Pk O – suma punktów uzyskana za wszystkie kryteria wymienione powyżej; C – ocena punktowa uzyskana za kryterium „Cena”; Pk - ocena punktowa uzyskana za kryterium „Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora”
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 90
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
4.3.5.) Nazwa kryterium: Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora
4.3.6.) Waga: 10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.4 oraz 1.5 – w części dotyczącej zawierania z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, innego niż grupa kapitałowa, pkt 1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ; 2. oświadczenie Wykonawcy o braku przynależności z innym Wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714, z późn. zm.), a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od tego innego Wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ; 3. w przypadku gdy najwyżej oceniona zostanie oferta Wykonawcy, który wykazał spełnienie warunków udziału, o których mowa w Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na zasobach innego podmiotu – dodatkowo oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez Wykonawcę wraz z ofertą, w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usługi, daty jej wykonania, liczby uczestników Konferencji /Wydarzenia oraz podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana lub jest wykonywana, oraz załączeniem dowodów określających, czy ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 11 do SWZ; Dowodami, o których mowa w poprzednim zdaniu są: - referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy); - oświadczenie Wykonawcy – w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest on wstanie uzyskać referencji lub innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana /jest wykonywana. W takim przypadku Zamawiający wymaga wskazania przyczyn, które uniemożliwiły Wykonawcy uzyskanie dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa/-i były wykonane; 2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ; UWAGA: W przypadku złożenia wraz z ofertą Załącznika nr 6 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w wykazie osób, stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ, tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, która została wskazana w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w kryterium pozacenowym. Brak spójności danych może zostać uznany za błąd w podmiotowym środku dowodowym i skutkować wezwaniem do jego uzupełnienia lub poprawy zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp bez możliwości zmiany treści oferty lub podwyższenia liczby punktów przyznanych ofercie w kryteriach oceny ofert
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2026-10-29 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://ibideas.eb2b.com.pl
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-10-29 09:15
8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni